janvier 31

Rechercher efficacement dans Gmail

L’utilisation d’opérateurs de recherche, propre à gmail, permet des recherches précises et ciblées.

Opérateur Définition Exemples
from: Permet de spécifier l’expéditeur. Exemple : from:annie
Signification : messages envoyés par Annie
to: Permet de spécifier le destinataire. Exemple : to:david
Signification : tous les messages envoyés à David (tous expéditeurs confondus)
subject: Permet de rechercher des mots dans la ligne d’objet. Exemple : subject:dîner
Signification : messages comportant le mot « dîner » dans leur objet
OR Permet de rechercher des messages correspondant au terme A ou au terme B*.
*OR doit être en majuscules.
Exemple : from:annie OR from:david
Signification : messages envoyés par Annie ou par David

(signe moins)
Permet d’exclure des messages de la recherche. Exemple : dîner -film
Signification : messages contenant le mot « dîner », mais pas le mot « film »
label: Permet de rechercher des messages par libellé. Exemple : from:annie label:amis
Signification : messages envoyés par Annie et associés au libellé « amis »Exemple : from:david label:ma-famille
Signification : messages envoyés par David et associés au libellé « Ma famille »
has:attachment Permet de rechercher des messages dotés d’une pièce jointe. Exemple : from:david has:attachment
Signification : messages envoyés par David et comportant une pièce jointe
list: Permet de rechercher des messages dans des listes de diffusion. Exemple : list:info@example.com
Signification : messages comprenant les mots info@example.com dans leur en-tête, envoyés à cette liste ou reçus par celle-ci
filename: Permet de rechercher une pièce jointe par nom ou par type. Exemple : filename:devoirsdephysique.txt
Signification : messages comportant une pièce jointe intitulée « devoirsdephysique.txt »Exemple : label:travail filename:pdf
Signification : messages portant le libellé « travail » et comportant un fichier PDF en pièce jointe
 »  »
(guillemets)
Permettent de rechercher une expression exacte*.
*La casse n’est pas prise en compte.
Exemple : « J’ai de la chance »
Signification : messages contenant l’expression « j’ai de la chance » ou « J’ai de la chance »

Exemple : subject: »dîner et film »
Signification : messages contenant l’expression « dîner et film » dans leur objet

( ) Permet de regrouper des mots.
Permet d’indiquer des termes qui ne doivent pas être séparés.
Exemple : from:amy (dîner OR film)
Signification : messages envoyés par Annie et contenant soit le mot « dîner », soit le mot « film »

Exemple : subject:(dîner film)
Signification : messages dont l’objet contient à la fois le mot « dîner » et le mot « film »

in:anywhere Permet de rechercher des messages dans l’ensemble du compte Gmail*.
*Par défaut, les messages des dossiers Spam et Corbeille ne sont pas inclus dans les recherches.
Exemple : in:anywhere movie
Signification : messages des dossiers Tous les messages, Spam et Corbeille et contenant le mot « film »
in:inbox
in:trash
in:spam
Permet de rechercher des messages dans les dossiers Boîte de réception, Corbeille et Spam. Exemple : in:trash from:amy
Signification : messages envoyés par Annie et se trouvant dans le dossier Corbeille
is:important
label:important
Permet de rechercher des messages considérés comme importants selon les critères de la fonctionnalité Boîte de réception Prioritaire. Exemple : is:important from:jeanne
Signification : messages envoyés par Jeanne et marqués comme importants dans la Boîte de réception Prioritaire
is:starred
is:unread
is:read
Permet de rechercher des messages suivis, non lus et lus. Exemple : is:read is:starred from:David
Signification : messages envoyés par David qui sont lus et marqués comme suivis
has:yellow-star
has:red-star
has:orange-star
has:green-star
has:blue-star
has:purple-star
has:red-bang
has:orange-guillemet
has:yellow-bang
has:green-check
has:blue-info
has:purple-question
Permet de rechercher des messages associés à une étoile spécifique. Exemple : has:purple-star from:David
Signification : messages envoyés par David et marqués d’une étoile violette
cc:
bcc:
Permet d’indiquer les destinataires des champs Cc ou Cci*.
*La recherche portant sur le champ « Cci » ne permet pas d’extraire les messages pour lesquels vous êtes en copie cachée.
Exemple : cc:david
Signification : messages envoyés en copie à David
after:
before:
older:
newer:
Permet de rechercher des messages envoyés ou reçus pendant une certaine période
(ayant le format de date aaaa/mm/jj).
Exemple : after:2004/04/16 before:2004/04/18
Signification : messages envoyés entre le 16 avril 2004 et le 18 avril 2004**
*Plus précisément : messages envoyés après minuit (ou 00 h 00) le 16 avril 2004 et avant le 18 avril 2004.
older_than
newer_than
Semblable à older et newer, mais permet d’utiliser des dates relatives à l’aide de j, m et a pour jour, mois et année Exemple : newer_than:2j
Signification : localise les messages envoyés au cours des deux derniers jours.
is:chat Permet de rechercher des messages de chat. Exemple : is:chat singe
Signification : tous les messages de chat comportant le mot « singe »
deliveredto: Permet de rechercher des messages associés à une adresse e-mail donnée figurant dans le champ « Delivered-To » de leur en-tête. Exemple : deliveredto:nomutilisateur@gmail.com
Signification : tous les messages dont le champ d’en-tête « Delivered-To » comporte l’adresse nomutilisateur@gmail.com (cet opérateur vous permet de trouver les messages qui ont été transférés depuis un autre compte ou envoyés à un alias).
circle: Permet de rechercher les messages envoyés par un contact que vous avez ajouté à un cercle Google+ donné. Exemple : circle:amis
Signification : tous les messages envoyés par un contact appartenant à votre cercle « Amis ».

Exemples : circle: »copains de foot (bleus) » ou circle: »le \ »club des cinq\ » »
Remarque : Pour les noms de cercles comportant un espace, des parenthèses, des accolades ou une barre verticale, ajoutez des guillemets avant et après le nom. Si le nom du cercle comprend des guillemets, placez une barre oblique inversée directement devant les guillemets.

has:circle Permet de rechercher tous les messages envoyés par un contact que vous avez ajouté à vos cercles Google+. Exemple : has:circle
Signification : tous les messages envoyés par un contact appartenant à l’un de vos cercles.
category: Permet de rechercher les messages appartenant à une certaine catégorie. Exemple : category:updates
Signification : tous les messages appartenant à la catégorie « Mises à jour ».

Exemple : category:social Mélanie
Signification : tous les messages appartenant à la catégorie « Réseaux sociaux » et comprenant le nom « Mélanie ».

size: Permet de rechercher les messages dont la taille est supérieure (en octets) à celle qui est indiquée. Exemple : size:1000000
Signification : tous les messages dont la taille est supérieure à 1 Mo (1 000 000 octets).
larger:
smaller:
Semblable à size:, mais permet d’indiquer les nombres sous forme abrégée. Exemple : larger:10 M
Signification : tous les messages dont la taille est au moins égale à 10 Mo (10 000 000 octets).
+
(signe plus)
Correspondance exacte Exemple : +licorne
Signification : permet de trouver les messages contenant le mot « licorne », mais pas « licornes » ou « licrone »
rfc822msgid: Permet de retrouver un message d’après le champ « Message-id » figurant dans son en-tête Exemple : rfc822msgid:200503292@example.com
Signification : permet de trouver le message associé à l’ID de message SMTP spécifié. En savoir plus sur les en-têtes
has:userlabels
has:nouserlabels
Permet de rechercher les messages qui sont ou ne sont pas associés à des libellés personnalisés.
REMARQUE : Gmail applique des libellés aux messages individuels, mais pas aux fils de conversations.
Exemple : has:nouserlabels
Signification : permet de retrouver tous les messages qui ne portent aucun de vos libellés personnalisés (les libellés automatiques tels que « Corbeille », « Spam » et « Corbeille » sont exclus). Dans la mesure où Gmail applique des libellés aux messages individuels, vous pouvez voir des libellés dans les résultats. Si cela se produit, cela signifie qu’un libellé a été appliqué à un autre message du même fil de conversation.

 

Opérateurs booléens

Il est possible d’utiliser des opérateurs booléens tels que « OR » pour effectuer des recherches dans Gmail.

Par exemple, pour rechercher des messages provenant de nomutilisateur@gmail.com et des messages dont la ligne d’objet contient « Rappel réunion », vous pouvez saisir « nomutilisateur@gmail.com OR rappel réunion » dans le champ de recherche de Gmail.

La combinaison de ces opérateurs avec les opérateurs avancés de Gmail permet d’accroître considérablement les performances de vos critères de recherche.

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octobre 3

Un accusé de lecture pour Gmail

Les logiciels clients, installés sur un PC, dispose d’une option permettant de recevoir une accusé de réception. A noter que  le destinataire n’est pas forcé de répondre à l’accusé donc, ce n’est pas un système infaillible.
Les webmails quand à eux n’ont pas d’options d’accusé de reception, il faut donc passer par des astuces, applications ou extensions de navigateur pour avoir un accusé, qui sera parfois plus fiable car le destinataire n’aura pas forcement à valider l’accusé. On pourra même tracer si il à cliqué sur un lien dans le mail reçu.

Via une « réponse standardisée »

Créer un message vierge et écrire ce texte par exemple « Merci de m’envoyer un mail d’accusé de lecture en cliquant sur ce lien. »
Surligner le texte et créer un lien « adresse mail » (sans espace dans l’URL) en indiquant :

mommail@gmail.com?subject=Accuse-de-lecture&body=Message+bien+lu!

Remplacez monmail@gmail.com par son propre email.
Ne pas tenir compte du message « email incorrecte »
Cliquer sur réponse standardisée, faite « nouvelle réponse standardisée » et donnée lui un nom du style « Accusé de lecture »

lors d’un nouveau mail, il suffira d’inclure la réponse standardisée (réponse standadisée, insérer), en cliquant sur le lien intégré au mail, le destinataire créera un nouveau message pré-rempli qui retournera à monmail@gmail.com le texte : message bien lu !

Via une extension

yesShare

Service en ligne et extensions Firefox ou Chrome permettant, dans sa version gratuite, un max de 100 mails par mois.

Signals

Service en ligne et extension Chrome et Outlook. L’extension permet d’avoir si le mail à bien été lu sans être forcément dans la page Gmail et d’allez sur le site de signals pour gérer les reception, lecture et clic sur les liens contenus dans le mail.

gmail-signals

Streak

Service en ligne et extension Chrome. C’est un CRM (gestion de la relation client) qui ajoute pleins de fonctionnalités de tracking et statistique de mail dont l’accusé de lecture.

gmail-streak

 

Un peu usine à gaz quand même, si on souhaite seulement avoir un suivi de lecture, il faut passer par la création d’un pipeline…

Bananatag

Service en ligne et extension outlook et Chrome, 5 accusé de lecture par jour dans la version gratuite et aussi le suivi des clics.
Aussi simple de Signals mais beaucoup moins design et bien fait.

MailTrack for Gmail

Une des plus simple, en Anglais mais bien intégré dans Gmail….

Il s’agit en fait d’un extension pour Google Chrome, totalement gratuite. Une fois installée, un petit bouton est ajouté sur la fenêtre de rédaction des emails sur Gmail, à côté du bouton « Envoyer ». Il suffit de cliquer dessus, avant d’envoyer son email, pour le tracker. Lorsque le destinataire ouvre l’email suivi, on obtient un accusé de lecture instantané : un petit icône vert est ajouté sur Gmail (voir screenshot ci-dessus). Par défaut, on reçoit également un email pour nous confirmer la lecture de l’email tracké. Sur le site MailTrack, on accède à un tableau de bord qui agrège l’ensemble des emails suivis et leurs lectures. Si votre email a été lu plusieurs fois, vous le saurez. Si votre destinataire clique sur un lien présent dans un email tracké, vous le saurez aussi.

A noter si vous faites un test de suivi de mail vers un de vos autre compte mail, il faudra l’ouvrir dans un autre navigateur afin que le suivi soit pris en compte.

gmail-MailTrack

En générale, la méthode employé par ces outils pour traquer un mail est d’ajouter une image transparente, d’un pixel sur un pixel, pour suivre votre email. Si l’outil utilisé par le destinataire pour gérer ses emails bloque les images par défaut, et qu’il décide de ne pas télécharger les images de votre email, vous ne saurez pas que votre message a été lu. Cependant, beaucoup de webmail ouvrent les images par défaut.

Attention : Si vous utilisez des bloqueurs de suivis dans votre navigateur (comme Ghostery) il bloque le « traqueur » de mail, pensez donc à l’activer.

octobre 2

Rechercher DANS les pièces-jointes de Gmail

Le champ de recherche de Gmail permet de retrouver facilement des mails mais aussi, utilisé avec des opérateurs de recherche, il permet de retrouver du contenue à l’intérieur des pièces-jointes.

Trouver toutes les pièces jointes

saisir has:attachment dans la zone de recherche.

Trouver toutes les pièces jointes d’un type de fichier particulier

saisir has:attachment filename:xxx dans la zone de recherche (xxx étant l’extension recherchée, .doc, .pdf…)
Exemple : has:attachment filename:pdf

Trouver un texte précis dans une pièce jointe

saisir has:attachment xxx yyy zzz (xxx, yyy zzz étants les mots, l’expression ou la phrase recherchée).
Exemple : has:attachment fiche paye aout.

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septembre 15

Créer un document à partir d’un message Gmail

Imprimer un mail de Gmail n’est pas toujours aisé car la mise en page (comme toute page web) peut être farfelue.

Avec Gmail, on peut toutefois sauvegarder un mail dans Google Drive (sauf sa pièce-jointe) sous forme de document, facilement téléchargeable en PDF, TXT, ODT ou DOCX.

Dans Gmail

Il faut que l’option « création de document » soit activé (dans paramètres/labos)

Une fois fait, il suffit d’ouvrir un mail et de cliquer sur le bouton en haut « Plus » et de sélectionner « créer un document ».

Dans Drive

On peut alors facilement modifier le texte, renommer le titre et télécharger si on le souhaite ou laisser le document dans Drive.

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mars 22

Indiquer la position GPS précise d’un contact

L’adresse postal et la position sur google maps laisse parfois à désirer, chiant quand on veut se rendre chez un de ses contacts google, via navigation.

Pour etre sur d’avoir la pose position de la personne,:

allez sur google maps et localisez le lieu sur la carte
faire un clic-droit et « plus d’infos sur cette endroit », une petite fleche verte apparait
copier les chiffres indiqués dans le champ de recherche, en haut (coordonnées GPS)
coller ensuite ces chiffres dans le champ adresse de sont contact, dans Gmail.

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mars 22

Utiliser Gmail comme stockage en ligne

Le soft GmailDrive n’est pas officiellement de Google mais il fonctionne depuis 2008.

Il cré un lecteur supplémentaire sur le PC et permet d’y glisser/déposer des fichiers, qui seront envoyés dans l’espace dique-dur de votre boite mail.

Pour ne pas les voir apparaitre parmi les mails, créer un filtre, avec « GMAILFS » dans le champ de sujet, qui les enverra directement en archivage.

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